RoboFiscalRotina fiscal e contador
Meu contador pediu XML, mas eu só tenho o PDF da nota. Qual a diferença?
O XML reúne os dados estruturados do documento fiscal para processamento por sistemas. O PDF ou DANFSe apresenta esses dados para leitura. Se o contador pediu XML, baixar apenas o PDF pode não atender à importação contábil. Procure o XML da nota autorizada e confira sua situação; para notas recebidas, verifique se o arquivo disponível é completo ou apenas um resumo.
Fatos e fontes
- O padrão nacional publica esquemas XSD e leiautes para os documentos eletrônicos de NFS-e.Fonte: Portal NFS-e: leiautes e anexos de produção.
- O guia do Emissor Web orienta a consulta e a obtenção dos documentos da nota.Fonte: Portal NFS-e: guia do Emissor Web.
- Na NF-e, o Portal Nacional esclarece que DANFE e nota eletrônica são documentos distintos.Fonte: Portal NF-e: perguntas frequentes sobre DANFE.
- O ADN disponibiliza distribuição eletrônica de documentos de NFS-e para contribuintes.Fonte: Portal NFS-e: APIs do ADN para contribuintes.
- A API do RoboFiscal tem rotas separadas para XML e PDF das notas emitidas.Fonte: RoboFiscal: contrato OpenAPI público.
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Quando usar cada arquivo?
Use o PDF para leitura, conferência visual e encaminhamento a quem precisa consultar os dados. Use o XML quando o processo depender de campos estruturados, importação ou guarda do documento eletrônico. O arquivo deve corresponder à mesma chave e operação que você conferiu na tela.
Posso converter o PDF em XML?
Uma conversão de formato não recupera automaticamente o documento fiscal autorizado. Renomear a extensão do arquivo também não funciona. Solicite o XML ao emissor ou obtenha-o no canal oficial disponível. Para uma nota recebida, peça ao fornecedor o documento correto se a distribuição trouxer somente informações resumidas.
Como conferir o arquivo antes de encaminhar?
Compare prestador, tomador, chave, valor e competência com a operação. Consulte também a situação atual, porque um PDF salvo antes do cancelamento pode continuar mostrando a versão anterior. Preserve os eventos e explique ao contador qualquer diferença entre o arquivo guardado e o status consultado.
| Arquivo | Uso principal | O que conferir |
|---|---|---|
| XML | Dados para sistemas | Chave, conteúdo e situação |
| PDF / DANFSe | Leitura e conferência visual | Correspondência com o documento |
| Resumo de NF-e | Identificação inicial | Necessidade de obter o XML completo |
Passo a passo
- Identifique se o documento é NFS-e de serviço ou NF-e de mercadoria.
- Localize a nota pelo número ou pela chave.
- Baixe o XML disponível e o documento auxiliar quando necessário.
- Confira dados, situação e integridade do arquivo.
- Encaminhe o formato combinado com o contador e informe pendências.
Erros comuns
- Mudar a extensão de .pdf para .xml esperando gerar um documento fiscal.
- Enviar um resumo de NF-e como se tivesse todos os itens do XML completo.
Como o RoboFiscal ajuda
O RoboFiscal separa o acesso aos arquivos das notas emitidas. Na consulta de recebidas, confira o conteúdo disponibilizado pelo canal antes de prometer um XML completo ao escritório.
Consulte a diferença entre arquivos e, se precisar de um emissor, crie a conta para organizar as NFS-e emitidas pelo RoboFiscal.
Perguntas relacionadas
DANFE e DANFSe são a mesma coisa?
DANFE se refere ao documento auxiliar da NF-e; DANFSe, ao da NFS-e. Identifique o modelo antes de buscar o arquivo.
O PDF ficou indisponível, mas a nota foi autorizada. Devo emitir novamente?
Não por esse motivo. Consulte a nota existente e tente obter o arquivo depois; a geração do PDF pode falhar sem invalidar uma autorização.
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Revisado em · Equipe RoboFiscal. Versão em texto